دریافت دفاتر قانونی

عناوین:
تعریف دفاتر قانونی
انواع دفاتر قانونی
پیامدهای عدم دریافت دفاتر قانونی
الزامات دریافت دفاتر قانونی
وظایف اشخاص و شرکت ها برای نگهداری دفاتر قانونی
مدارک جهت دریافت دفاتر قانونی اشخاص حقیقی
مدارک جهت دریافت دفاتر قانونی اشخاص حقوقی
چند نکته در مورد دریافت دفاتر قانونی

تعریف دفاتر قانونی

هر تاجر به جز کسبه های کوچک طبق ماده ۶ قانون تجارت مکلف است دفاتر قانونی یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم ‌مقام این دفاتر قرار می‌دهد داشته باشد. دفاتر شامل: دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی، دفتر کپیه. با توجه به اینکه این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها صادر و قانونی می شوند، دفترهای قانونی نام گذاری شده است. برحسب میزان کارکرد، این دفاتر 50-100-150برگی می باشند.
انواع دفاتر قانونی

دفتر دارایی

دفتری که شخص حقیقی صاحب کسب و کار یا شرکت اطلاعات کاملی از تمامی دارایی منقول، غیرمنقول، دیون و مطالبات سال گذشته خود را با تمام جزییات در این دفاتر ثبت می کنند؛ دفتر دارایی گفته می شوند(مطابق ماده 9 قانون تجارت).

دفتر روزنامه

دفتری که شخص حقیقی صاحب کسب و کار یا شرکت موظف است اطلاعات مالی و حسابداری خود را به صورت روزانه در این دفاتر بنویسد، دفتر روزنامه نام دارد(مطابق ماده 3 آئین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر). اشخاص حقیقی و شرکت موظف هستند تمام اطلاعات مالی خود از جمله: طلب ها، قروض، هرگونه مراودات مالی و مبالغ برداشت شده به صورت شخصی را به ترتیب تاریخ و با جزئیات در این دفاتر بنویسند.

دفتر کل

دفتری که شخص حقیقی صاحب کسب و کار یا شرکت موظف است اطلاعات مالی خود را به صورت حداقل هفته ای در این دفاتر ثبت کند، مطابق ماده 8 قانون تجارت دفترکل نام دارد.

دفتر کپیه

دفتری که شخص حقیقی صاحب کسب و کار یا شرکت کلیه مرسولات، نامه های صادره شده و یا دریافت شده، فکس ها، تلگراف ها و فاکتورهای خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید، مطابق ماده 10 قانون تجارت
دفتر کپیه نام دارد.

پیامدهای عدم دریافت دفاتر قانونی
به دلیل عدم دریافت دفاتر قانونی شرکت یا اشخاص از طرف اداره دارایی علی الراس می شوند.
در صورت عدم ارائه دفاتر به اداره دارائی معادل ۲۰% مالیات و در صورتی که دفاتر رد شوند معادل ۱۰% مالیات، جریمه تعیین خواهد شد.

الزامات دریافت دفاتر قانونی
تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی جهت اخذ کارت بازرگانی ملزم به اخذ و دریافت دفاتر قانونی می باشند.

جهت ارائه اظهارنامه مالیاتی، اعلام عملکرد مالی کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی باید دفاتر خود را اخذ و دریافت کنند.
مبنای بررسی و رسیدگی به امور مالیاتی اشخاص و شرکت ها توسط سازمان اقتصاد و دارائی مطابق بند 2 ماده 97 بررسی اظهارنامه و دفاتر ارائه شده می باشد.

وظایف اشخاص و شرکت ها برای نگهداری دفاتر

ماده 6 مقررات مربوط به حفظ و نگهداری دفاتر، اسناد و مدارک به شرح ذیل بیان شده است:
الف- صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می گیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر می باشند:

1) مودیانی که دفاتر دستی نگهداری می نمایند، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذیربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان

2) رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.

3) مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم افزار) جهت ثبت رویدادهای مالی خود، مکلفند از نر افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند. سازمان موظف است ویژگی ها، معیارها و ضوابطی که نرم افزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند.
1-3) استفاده از نرم افزارهای قبلی تا مدت سه سال از لازم الاجرا شدن اصلاحیه قانون (1/1/1395) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است.
مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم افزار مورد استفاده با ویژگی ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین¬های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.
در اجرای این بند، سازمان می تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیردولتی استفاده نماید.
4) نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
5) اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی ربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.
6) نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.
7) دفاتر و اسناد حسابداری می بایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.
8) در مواردی که دفاتر موضوع این آئین¬نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
9) تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.
10) اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری مورد عمل ،خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالی یکبار (تا قبل از بستن حساب ها) ودر غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.
11) ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچگونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد، مجاز است.
12) ارائه دفاتر سفید و نانوی در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می شود.
13) مودیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارك بصورت ماشینی، اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید، ارسال یا دریافت شده، نگهداری شود.

ب- صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می گیرند، مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا، خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینه های انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را ماهانه به شرح فرم ارایه شده دارایی تنظیم نمایند.

پ– صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا و خدمات و سایر اسناد هزینه های انجام شده را نگهداری و خلاصه درآمد و هزینه سازنه خود را به شرح فرم ارایه شده دارایی بر اساس آن تنظیم نمایند.

ت‌- مودیانی که رویدادهای مالی خود را به صورت ماشینی (مکانیزه-الکترونیکی) ثبت و نگهداری می نمایند (به استثنای مودیان گروه اول)، نیازی به ارائه دفاتر به صورت دستی ندارند. نگهداری اسناد و مدارک حساب به صورت ماشینی یا دستی الزامی است.

مدارک جهت دریافت دفاتر قانونی اشخاص حقیقی

ارائه تصویر مدارک شناسایی(شناسنامه و کارت ملی) متقاضی

مدارک جهت دریافت دفاتر قانونی اشخاص حقوقی

ارائه تصویر مدارک شناسایی(شناسنامه و کارت ملی)مدیرعامل
ارائه تصویر مدارک ثبتی شرکت(روزنامه تاسیس و آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی"در صورت وجود تغییرات"

چند نکته در مورد دریافت دفاتر قانونی

بسیاری از افراد و شرکت ها تصور می کنند چون فعالیتی ندارند نیازی به اخذ دفاتر نیست در حالیکه حتی اگر شرکت یا شخص فعالیتی نداشته باشد هم ملزم به دریافت دفاتر قانونی جهت اعلام عدم کارکرد به اداره دارایی می باشد. اگر شرکت یا شخص حقیقی فعالیتی نداشته باشد عدم فعالیت و کارکرد شرکت به اداره دارائی اعلام می شود و در زمان رسیدگی دفاتر سفید و خالی به اداره دارائی تحویل داده می شود.

باید دقت نمود جهت دریافت دفاتر قانونی قبل از شروع سال مالی جدید اقدام شود. مثلا دفاتر قانونی سال 1400 قبل از شروع سال یعنی تا 29اسفند 1399 باید دریافت شوند.
مشمولین مالیاتی موظف هستند مطابق ماده 17 آئین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر در هر سال مالیاتی دفاتر قانونی جدید دریافت نمایند، اگر افراد یا شرکت ها از دفاتر قانونی سفید سال های قبل استفاده نمودند باید 30 روز پس از تاریخ شروع سال مالیاتی جدید مشخصات دفاتر استفاده شده را به اداره امور مالیاتی مربوطه اعلام شود، در غیر اینصورت مطابق بند " س" ماده 20 آئین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر از موارد رد دفاتر محسوب می شود و مشمول جریمه های مشخص شده دفاتر رد شده می شود که دربخش تحریر دفاتر دلالیل در دفاتر قانونی ذکر شده است.