تحریر دفاتر قانونی (مالیاتی) و پلمپ آن چگونه است؟

عنواین تحریر دفاتر قانونی:
تعریف تحریر دفاتر قانونی
انواع تحریر دفاتر قانونی
دلایل و ضرورت اخذ و تحریر دفاتر قانونی
کاربرد تحریر دفاتر قانونی
مشکلات عدم اخذ و تحریر دفاتر قانونی
نکانی در مورد تحریر دفاتر قانونی
تکالیف مودیان در قبال تحریر دفاتر قانونی و اسناد مالیاتی
اصول تحریر دفاتر قانونی
دلایل رد تحریر دفاتر قانونی

مزیت های ثبت توسط ثبت آلامتو:
1- مشاوره رایگان
2- کارشناسان حرفه ای
3- صرفه جویی در هزینه(حداقل کارمزد)
4- صرفه جویی در زمان
5- اعزام کارشناس به محل کار شما
6- پشتیبانی دائمی

تعریف تحریر دفاتر قانونی

مطابق ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجری به استثنای کسبه جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم ‌مقام این دفاتر قرار می‌دهد داشته باشد: تحریر دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی، دفتر کپیه می باشد. با توجه به اینکه این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها صادر و قانونی می شوند، دفاتر قانونی نام گذاری شده است، و تحریر دفاتر قانونی درای اصول و ظرافتهای خاصی است که مختصری به آن اشاره شده است.

انواع تحریر دفاتر قانونی

تحریر دفاتر قانونی؛ دفتر روزنامه

مطابق ماده 3 آیین نامه " نحوه تنظیم و تحریر دفاتر قانونی و نگاهداری دفاتر " دفتر روزنامه دفتری است که شخص حقیقی صاحب کسب و کار یا شرکت مکلف است اطلاعات مالی خود را به صورت روزانه در این دفاتر ثبت کند. در این دفاتر تمامی اطلاعات مالی ازجمله: مطالبات، دیون، هرگونه داد و ستد تجاری و مالی و حتی مبالغی که برای مخارج شخصی برداشت می شود به ترتیب تاریخ و با جزئیات ثبت می شود.

تحریر دفاتر قانونی: دفتر کل

مطابق ماده 8 قانون تجارت دفتر کل دفتری است که شخص حقیقی صاحب کسب و کار یا شرکت مکلف است اطلاعات مالی خود را به صورت حداقل هفته ای در این دفاتر ثبت کند.

تحریر دفاتر قانونی: دفتر دارایی

مطابق ماده 9 قانون تجارت دفتر دارایی دفتری است که شخص حقیقی صاحب کسب و کار یا شرکت اطلاعات کاملی از تمامی دارایی منقول و غیرمنقول، دیون و مطالبات سال گذشته خود را با تمام جزییات در این دفاتر ثبت می کنند. درحال حاضر دفتر دارایی کاربردی نداشته و از ترازنامه برای این منظور استفاده می‌شود.

تحریر دفاتر قانونی: دفتر کپیه

مطابق ماده 10 قانون تجارت دفتر دارایی دفتری است که شخص حقیقی صاحب کسب و کار یا شرکت کلیه مرسولات، نامه های صادره شده و یا دریافت شده، فکس ها، تلگراف ها و فاکتورهای خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.
به موجب الزامات ماده ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت، دفاتر تجاری (به جز دفتر کپیه) حتما باید از طرف اداره ثبت شرکت ها صادر و قانونی شود.
دفاتر دیگری مانند دفتر معین، دفتر ضمانت نامه ها، دفتر صندوق و..... وجود دارد که برخی اشخاص و شرکت ها جهت سهولت اداره امور شرکت ها از آن ها نیز استفاده می کنند. استفاده از این دفاتر اجباری نبوده بلکه اختیاری است.

دلایل و ضرورت اخذ و تحریر دفاتر قانونی

تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت برای اعلام عملکرد مالی، اظهار هزینه‎ها و درآمدهای خود باید دفاتر قانونی خود را اخذ و تحریر دفاتر قانونی را انجام دهند.

مطابق بند 2 ماده 97 ؛ مبنای رسیدگی به امور مالیاتی اشخاص و شرکت ها توسط سازمان اقتصاد و دارایی؛ بررسی اظهارنامه و دفاتر ارائه شده توسط مودی است. اداره دارایی بر اساس دفاتر تحریر شده ای که توسط مودی ارائه می شود مالیات شخص یا شرکت را تعیین می نماید.

کاربرد دفاتر قانونی

1- ارایه اظهارنامه مالیاتی
2- اخذ کارت بازرگانی

مشکلات عدم اخذ و تحریر دفاتر قانونی

علی الراس شدن شرکت از طرف اداره دارایی به دلیل عدم اخذ، تکمیل و ارایه دفاتر قانونی.
عدم ارائه دفاتر، جریمه ای معادل ۲۰% مالیات و در صورت رد دفاتر جریمه ای معادل ۱۰% مالیات خواهد شد.

نکاتی در مورد تحریر دفاتر قانونی (مالیاتی)

دفاترقانونی، حتی اگر شرکت فعالیتی هم نداشته باشد بایستی اخذ شده و جهت اعلام عدم فعالیت خود به حوزه دارایی ارایه شود. در صورت عدم فعالیت شرکت، دفاتر قانونی شده به صورت سفید یا خالی تحویل داده می شود.

دفاتر قانونی بر حسب کارکرد 50-100-150برگی می باشند.
جهت اخذ دفاتر قانونی؛ باید سال قبل از شروع سال مالی جدید اقدام نمود. به طور مثال جهت اخذ دفاتر قانونی سال 1401 قبل از شروع سال 1401 یعنی تا 29 اسفند 1400 باید اقدام نمود.
مطابق ماده 17 آ.ن.ت.د ( آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر )، مودیان مشمول آیین نامه مزبور مکلفند در هر سال مالیاتی دفتر یا دفاتر جدید ثبت و قانونی نمایند و در صورت استفاده از دفاتر ثبت و قانونی شده سفید سال های قبل باید ظرف 30 روز از تاریخ شروع سال مالیاتی جدید مراتب را با قید مشخصات دفاتر مورد بحث به حوزه مالیاتی ذیربط اعلام نمایند والا طبق بند " س" ماده 20 آ.ن. ت. د از موارد رد دفاتر محسوب می شود.

تکالیف مودیان در قبال دفاتر و اسناد مالیاتی

مطابق ماده 6 مقررات مربوط به روش های نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک:
الف- صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می گیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر می باشند:
1) رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.

2) مودیانی که دفاتر دستی نگهداری می نمایند، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذیربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می باشند.

3) مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم افزار) جهت ثبت رویدادهای مالی خود، مکلفند از نر افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند. سازمان موظف است ویژگی ها، معیارها و ضوابطی که نرم افزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند.
1-3) استفاده از نرم افزارهای قبلی تا مدت سه سال از لازم الاجرا شدن اصلاحیه قانون (1/1/1395) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است.
مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم افزار مورد استفاده با ویژگی ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین¬های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.
در اجرای این بند، سازمان می تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیردولتی استفاده نماید.
4) نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
5) اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی ربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.
6) نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.
7) دفاتر و اسناد حسابداری می¬بایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.
8) در مواردی که دفاتر موضوع این آئین¬نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
9) تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.
10) اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری مورد عمل ،خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالی یکبار (تا قبل از بستن حساب ها) و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.
11) ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچگونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد، مجاز است.
12) ارائه دفاتر سفید و نانوی در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می¬شود.
13) مودیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارك بصورت ماشینی، اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید، ارسال یا دریافت¬شده، نگهداری شود.

ب- صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می گیرند، مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا، خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینه های انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را ماهانه به شرح فرم ارایه شده دارایی تنظیم نمایند.

پ– صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا و خدمات و سایر اسناد هزینه های انجام شده را نگهداری و خلاصه درآمد و هزینه سازنه خود را به شرح فرم ارایه شده دارایی بر اساس آن تنظیم نمایند.

ت‌- مودیانی که رویدادهای مالی خود را به صورت ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) ثبت و نگهداری می نمایند (به استثنای مودیان گروه اول)، نیازی به ارائه دفاتر به صورت دستی ندارند. نگهداری اسناد و مدارک حساب به صورت ماشینی یا دستی الزامی است.

اصول تحریر دفاتر قانونی

ماده 95 اصلاحی قانون مالیات های مستقیم آیین نامه مربوط به نوع دفاتر، اسناد و مدارک، روش های نگهداری و نمونه اظهارنامه مالیاتی و نحوه ارائه برای رسیدگی و تشخیص درآمد مشمولین، می باشد.
بخشی از این آیین نامه در اینجا آورده شده است اما جهت اطلاع بیشتر می توانید به این آیین مراجعه فرمایید.
مطابق ماده ۱۳ قانون تجارت کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکوره فوق باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوص نوشته شود، تراشیدن و حک‌کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از آنچه که در دفتر نویسی معمول است و در حاشیه و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و تاجر باید تمام آن‌دفاتر را از ختم هر سالی لااقل تا ده سال نگاه دارد.
در دفتر روزنامه، مشخص می شود که شرکت در طول روز چه میزان درآمد داشته است و اطلاعات مالی شرکت به صورت روزانه در این دفاتر ثبت می شود. اما دفتر کل مشخص می شود که شرکت در طول هفته چه میزان درآمد داشته است و اطلاعات مالی شرکت به صورت هفتگی در این دفاتر ثبت می شود.

مطابق ماده ۱۱ قانون تجارت: دفاتر مذکور در ماده ۶ به استثناء دفتر کپیه قبل از آنکه در آن چیزی ثبت شده باشد توسط نماینده اداره ثبت امضاء خواهد شد. برای دفتر کپیه امضای مزبور لازم نیست ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد. در موقع تجدید سالیانه هر دفتر مقررات این ماده رعایت خواهد شد. حق امضاء از قرار هر صد صفحه با کسور آن دو ریال و بعلاوه مشمول ماده ۱۳۵ قانون ثبت اسناد است. لذا، دفاتر روزنامه، کل و دارایی و همچنین هر اداره کل ثبت، مهر و قانونی شود.
ماده 2 آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر مقرر می دارد : دفاتر روزنامه و کل باید به زبان فارسی تحریر و قبل از ثبت هر گونه معامله در آن ها مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب 1311 از طرف نماینده اداره ثبت اسناد امضاء و قانونی گردد.
ماده 15- دفاتر، صورت درآمد و هزینه ماهانه، خلاصه درآمد و هزینه سالانه و اسناد و مدارک حسب مورد با درخواست کتبی اداره امور مالیاتی و یا گروه رسیدگی در روز و محل تعیین شده در برگ درخواست ارائه دفاتر و یا اسناد و مدارک (محل اقامتگاه قانونی مودی و یا محلی که قبلا بصورت مکتوب به اداره امور مالیاتی اعلام شده است و یا محل اداره امور مالیاتی حسب مورد با توجه به نوع حسابرسی مالیاتی) تحویل و توسط اداره امور مالیاتی صورت مجلس می گردد.